Pracownikowi przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne, lecz część urlopu wypoczynkowego. Wykorzystanie urlopu na żądanie pomniejsza więc zwykłą pulę urlopową.
Limit urlopu na żądanie – ile dni?
Zasady wynikają z art. 1672 Kodeksu pracy. Limit wynosi 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od tego, czy pracownik ma prawo do 20, czy do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Przykładowo, osoba mająca 26 dni urlopu może wykorzystać 4 z nich w trybie urlopu na żądanie. Po ich wykorzystaniu pozostają jej 22 dni zwykłego urlopu wypoczynkowego. Nie otrzymuje więc łącznie 30 dni wolnego.
Urlop na żądanie przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie wynika automatycznie z umowy zlecenia ani umowy o dzieło.
Czy etat, staż pracy albo zmiana pracodawcy zmieniają limit?
Nie. Wymiar czterech dni jest stały. Nie zależy od stażu pracy ani od tego, czy pracownik pracuje na pełny, czy niepełny etat. Przy części etatu urlop rozlicza się jednak w godzinach odpowiadających danemu dniu pracy. Osoba zatrudniona na pół etatu może więc wykorzystać 4 dni, ale każdy z nich może pomniejszać pulę na przykład o 4 godziny, jeśli właśnie tyle godzin przewidziano w grafiku.
Limit dotyczy całego roku, a nie każdej umowy o pracę osobno. Przy zmianie zatrudnienia niewykorzystana część limitu nie odnawia się. Zasady w praktyce wyglądają tak:
- 4 dni – to maksymalny łączny wymiar urlopu na żądanie w roku kalendarzowym.
- Staż pracy i wymiar etatu – nie zmniejszają ani nie zwiększają tego limitu.
- Zmiana pracodawcy – nie daje nowej puli czterech dni.
- Niewykorzystane dni – przechodzą na kolejny rok jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy, a nie jako urlop na żądanie.
Urlop można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na kilka terminów. Jeśli pracownik wykorzystał dwa dni u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego może skorzystać najwyżej z dwóch pozostałych w tym samym roku.
Jak zgłosić urlop na żądanie?
Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że zgłoszenie powinno nastąpić przed przewidywaną godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku. Jeżeli pracownik ma rozpocząć pracę o 8:00, powinien poinformować pracodawcę przed tą godziną.
Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Można użyć systemu kadrowego, wiadomości e-mail, telefonu, SMS-a albo formy określonej w regulaminie pracy. Dla celów dowodowych najlepiej wybrać sposób, który pozwala potwierdzić moment zgłoszenia i późniejszą decyzję pracodawcy.
Pracownik nie musi podawać przyczyny urlopu. Samo zgłoszenie nie oznacza jednak, że może nie stawić się w pracy bez odpowiedzi. Urlop na żądanie wymaga udzielenia przez pracodawcę. Pracownik powinien uzyskać zgodę przed rozpoczęciem wolnego.
Sąd Najwyższy wskazywał, że rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w określonych okolicznościach za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Kiedy pracodawca może odmówić?
Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Obowiązek ten nie jest jednak bezwzględny. Sąd Najwyższy przyjmuje, że odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy obecność pracownika jest konieczna ze względu na ważny, podlegający ochronie interes zakładu pracy.
Odmowa może wchodzić w grę między innymi wtedy, gdy:
- nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie pracy lub zagrożenie bezpieczeństwa,
- na danym stanowisku nie można zapewnić zastępstwa, a obecność pracownika jest niezbędna,
- wystąpiła awaria albo inne zdarzenie wymagające jego szczególnych kwalifikacji,
- wniosek został zgłoszony dopiero po rozpoczęciu pracy,
- pracownik wykorzystał już cztery dni albo nie ma dostępnej puli urlopu wypoczynkowego.
Sama niedogodność organizacyjna nie powinna automatycznie uzasadniać odmowy. Ocena zależy od konkretnych okoliczności. Nie można też traktować urlopu na żądanie jako sposobu na samowolne opuszczenie pracy lub zbiorowe powstrzymanie się od wykonywania obowiązków.
Urlop na żądanie a siła wyższa
Urlop na żądanie często myli się ze zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej. Są to dwa odrębne uprawnienia. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | Urlop na żądanie | Zwolnienie z powodu siły wyższej |
|---|---|---|
| Wymiar | Do 4 dni w roku | 2 dni albo 16 godzin w roku |
| Źródło uprawnienia | Część urlopu wypoczynkowego | Odrębne zwolnienie od pracy |
| Wynagrodzenie | Wynagrodzenie urlopowe, co do zasady 100% | 50% wynagrodzenia |
| Przyczyna | Nie trzeba jej podawać | Pilna sprawa rodzinna związana z chorobą lub wypadkiem |
| Pomniejszenie urlopu wypoczynkowego | Tak | Nie |
W obu przypadkach trzeba zgłosić nieobecność pracodawcy. Siła wyższa ma jednak zastosowanie tylko wtedy, gdy wystąpi ustawowo określona pilna sprawa rodzinna wymagająca natychmiastowej obecności pracownika. Nie zastępuje więc urlopu na żądanie i nie zwiększa jego limitu.
Cztery dni urlopu na żądanie to roczny limit w ramach urlopu wypoczynkowego. Aby skorzystać z tego trybu, zgłoś zamiar nieobecności przed rozpoczęciem pracy i poczekaj na zgodę pracodawcy. Samo wysłanie żądania nie uprawnia do opuszczenia stanowiska.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego nieobecności lub konsekwencji pracowniczych warto skonsultować się z prawnikiem albo specjalistą prawa pracy.
