Co do zasady pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego w wybranym przez siebie terminie. Termin urlopu ustala się zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem. Wyjątkiem jest okres wypowiedzenia oraz – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – konieczność udzielenia urlopu zaległego przed 30 września następnego roku. Sam brak zleceń lub przestój nie pozwala na jednostronne „zabranie” dni urlopowych.
Kiedy pracodawca może narzucić termin urlopu?
Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika i służy jego regeneracji. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane według planu urlopów. Pracodawca ustala go, uwzględniając wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, termin wolnego powinien zostać uzgodniony z pracownikiem.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może sam rozpocząć urlop bez akceptacji pracodawcy. Wniosek urlopowy nie daje automatycznie prawa do nieobecności. Z drugiej strony pracodawca nie może dowolnie wpisać pracownikowi urlopu bieżącego tylko dlatego, że tak jest wygodniej dla organizacji.
| Sytuacja | Czy pracodawca może narzucić urlop? | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Bieżący urlop poza okresem wypowiedzenia | Co do zasady nie. Termin powinien wynikać z planu urlopów albo porozumienia z pracownikiem. | Art. 163 Kodeksu pracy |
| Urlop zaległy | Może wydać wiążące polecenie jego wykorzystania, zwłaszcza gdy zbliża się termin 30 września. W orzecznictwie istnieje jednak spór co do jednostronnego wskazania konkretnego terminu. | Art. 168 Kodeksu pracy, orzecznictwo Sądu Najwyższego |
| Okres wypowiedzenia | Tak. Jeżeli pracodawca udzieli urlopu w tym okresie, pracownik ma obowiązek go wykorzystać. | Art. 1671 Kodeksu pracy |
| Brak pracy lub przestój | Nie. Sam brak zleceń, klientów albo zamówień nie uzasadnia jednostronnego wysłania na urlop. | Art. 81 Kodeksu pracy |
Urlop zaległy – ważny wyjątek
Urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. Za nieudzielenie urlopu w terminie może on ponosić odpowiedzialność za naruszenie praw pracownika.
W orzeczeniach z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) oraz 7 maja 2008 r. (II PK 313/07) Sąd Najwyższy przyjął, że udzielenie urlopu zaległego w ustawowym terminie nie wymaga zgody pracownika. Oznacza to, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania takiego urlopu, gdy ten nie współpracuje przy ustaleniu terminu.
Trzeba jednak odróżnić polecenie wykorzystania urlopu zaległego od całkowicie dowolnego wskazania terminu. Stanowiska dotyczące możliwości jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu nie są jednolite. W razie sporu znaczenie mają między innymi termin, którego dotyczy urlop, wcześniejsze uzgodnienia oraz dokumenty obowiązujące u pracodawcy.
Urlop w okresie wypowiedzenia
W okresie wypowiedzenia zasada jest inna. Zgodnie z art. 1671 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli go w tym czasie. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. Zgoda pracownika ani jego osobny wniosek nie są wówczas konieczne.
Pracodawca może więc jednostronnie zdecydować, że część okresu wypowiedzenia zostanie przeznaczona na urlop. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany do końca zatrudnienia, zasadniczo rozlicza się go w formie ekwiwalentu pieniężnego, o ile przepisy nie przewidują innego rozwiązania.
Brak pracy i przestój nie oznaczają urlopu
Pracodawca nie może przerzucać na pracownika ryzyka gospodarczego przez wpisanie urlopu w okresie, gdy firma nie ma zleceń, zamówień lub pracy do wykonania. Jeżeli pracownik jest gotowy do pracy, a przeszkoda wynika z przyczyn dotyczących pracodawcy, może wystąpić przestój w rozumieniu art. 81 Kodeksu pracy.
W czasie przestoju pracownik powinien pozostawać gotowy do podjęcia pracy. Jeżeli spełnia ten warunek, przysługuje mu wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania. Gdy taki składnik nie został wyodrębniony, wynagrodzenie wynosi 60% pensji, przy czym nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca może też powierzyć inną odpowiednią pracę, na zasadach określonych w przepisach.
Urlop wypoczynkowy służy odpoczynkowi pracownika, a nie finansowaniu okresu, w którym pracodawca nie potrafi zapewnić pracy.
Pracownik nie musi podpisywać wniosku urlopowego, jeżeli nie składa go dobrowolnie. Wniosek powinien odzwierciedlać rzeczywistą wolę pracownika, a nie być dokumentem wymuszonym przez przełożonego.
Jak reagować na bezprawne polecenie?
Jeżeli pracodawca chce wysłać Cię na urlop z powodu braku pracy, najlepiej zachować spokojną i pisemną komunikację. Pomocne mogą być następujące działania:
- Poproś o podstawę prawną – zapytaj na piśmie, z jakiego powodu i na jakiej podstawie urlop ma zostać wpisany do ewidencji.
- Nie podpisuj nieprawdziwego wniosku – jeżeli nie chcesz korzystać z urlopu, nie składaj wniosku tylko dlatego, że pracodawca wywiera presję.
- Potwierdź gotowość do pracy – napisz, że pozostajesz gotowy do wykonywania obowiązków i prosisz o wskazanie, czy chodzi o przestój, inną pracę czy dalsze pozostawanie w dyspozycji.
- Zachowaj dokumenty – przechowuj wiadomości, polecenia, grafiki i ewidencję czasu pracy, ponieważ mogą mieć znaczenie dowodowe.
- Skontaktuj się z PIP – przy uporczywym nacisku możesz zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy.
FAQ
Czy pracodawca może wysłać na urlop bezpłatny bez zgody?
Nie. Urlop bezpłatny może zostać udzielony wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może uzależniać dalszego zatrudnienia od podpisania takiego wniosku.
Czy mogę odmówić urlopu zaległego?
Nie zawsze. Pracodawca ma obowiązek doprowadzić do wykorzystania urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza wydanie wiążącego polecenia wykorzystania takiego urlopu. Spór może dotyczyć jednak sposobu i konkretnego terminu jego udzielenia.
Czy pracodawca może wysłać mnie na urlop, gdy nie ma dla mnie pracy?
Co do zasady nie. Jeżeli jesteś gotowy do pracy, a brak zadań wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, sytuację należy oceniać jako możliwy przestój, a nie automatycznie jako urlop wypoczynkowy.
Najważniejsze jest ustalenie, jakiego urlopu dotyczy polecenie. Bieżący urlop i urlop bezpłatny wymagają co do zasady zgody lub wniosku pracownika. Inaczej traktuje się urlop zaległy oraz urlop udzielany w okresie wypowiedzenia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego urlopu, wynagrodzenia lub ewidencji czasu pracy warto skonsultować dokumenty z prawnikiem prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.
